Estructura y ejemplos prácticos de documentación para cumplir con la norma
Uno de los aspectos más importantes en la implementación de un Sistema de Gestión de Operaciones de Seguridad Privada (SGOSP) conforme a la norma ISO 18788 es la documentación adecuada del sistema. Esto no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que demuestra el compromiso de la organización con la transparencia, la mejora continua y la legalidad.
En este artículo aprenderás qué documentos son obligatorios, cuáles son recomendables, cómo organizarlos y qué herramientas puedes usar para mantenerlos actualizados y disponibles.
Ejemplo de política de operaciones de seguridad privada
¿Por qué es importante documentar el sistema?
La documentación sirve para:
- Estandarizar procesos y reducir errores.
- Asegurar el cumplimiento de requisitos legales, contractuales y normativos.
- Facilitar la capacitación del personal.
- Ser auditable, tanto internamente como por certificadoras.
- Demostrar transparencia ante las partes interesadas.
Un SGOSP bien documentado refleja profesionalismo, orden y madurez operativa.
¿Qué tipo de documentos exige ISO 18788?
La norma no exige un formato específico, pero sí indica que la organización debe mantener evidencia documentada para varios requisitos. Los principales tipos de documentos son:
1. Políticas
- Política del sistema de gestión
- Política de derechos humanos
- Política de uso de la fuerza (si aplica)
- Política anticorrupción
2. Procedimientos
- Gestión de riesgos
- Evaluación y selección de proveedores
- Atención a quejas y partes interesadas
- Control de documentos y registros
- Auditorías internas
3. Registros
- Resultados de evaluaciones de riesgos
- Actas de reuniones de revisión por la dirección
- Informes de incidentes y acciones correctivas
- Evidencia de capacitación
- Resultados de auditorías internas
4. Otros documentos clave
- Análisis del contexto y partes interesadas
- Código de conducta o ética
- Matriz de riesgos
- Plan de tratamiento de riesgos
- Controles operacionales específicos (según servicios)
Estructura recomendada para organizar la documentación
Te sugerimos organizar los documentos del SGOSP en las siguientes carpetas (digital o física):
/01_Políticas
/02_Procedimientos
/03_Registros
/04_Controles_operacionales
/05_Partes_interesadas
/06_Análisis_de_riesgos
/07_Auditorías
/08_Mejoras_continuas
Cada carpeta debe incluir un índice de documentos, control de versiones y responsable asignado.
Un sistema de documentación bien estructurado facilita las auditorías y reduce riesgos de no conformidades.
Buenas prácticas para documentar tu SGOSP
- Utiliza nombres claros y consistentes para todos los documentos.
- Aplica un sistema de codificación y control de versiones.
- Usa formatos estándar (Word, PDF, Excel) fáciles de actualizar.
- Controla el acceso a documentos sensibles (por ejemplo, informes de incidentes).
- Capacita al personal sobre dónde están los documentos y cómo usarlos.
- Revisa y actualiza los documentos de forma periódica.
Herramientas útiles
- Microsoft 365 o Google Drive para trabajo colaborativo y control de versiones.
- Excel para matrices de riesgos, análisis de contexto y planes de tratamiento.
- Word para políticas, procedimientos y reportes.
- Software especializado de gestión documental (si tienes un SGOSP más complejo).
Nosotros ofrecemos plantillas prediseñadas en Word y Excel que te permiten documentar de forma sencilla y profesional cada uno de los requisitos de la norma. Además, brindamos acompañamiento personalizado si necesitas ayuda para construir o revisar tu documentación.
Documentar adecuadamente un sistema de gestión según la norma ISO 18788 es un paso esencial para lograr la certificación, evitar riesgos legales y asegurar un servicio profesional de seguridad privada.
No se trata de llenar papeles por llenar, sino de crear una estructura operativa clara, controlada y coherente, que ayude a tu equipo a actuar con confianza y responsabilidad.
