Los documentos para controlar tu sistema de gestión, Si has trabajado con sistemas de gestión, probablemente habrás escuchado que algunas personas definen algunos documentos como “no controlados”, y al declararlos de esa forma no están obligados a cumplir con los requisitos de información documentada (normalmente requisito 7.5) que solicita la norma ISO en cuestión. Sin embargo, esta podría ser una mala práctica utilizada solo para justificar que no se quiere llevar un control del documento.
Qué documentos estás obligado a controlar y cuáles podrías declarar como “no controlados”.
Primero debemos entender que la información documentada son datos que poseen significado que una organización tiene que controlar y mantener. Esta información debe mantenerse para contar con evidencia de que el sistema de gestión funciona y debe controlarse para evitar que se haga mal uso de ella, que se usen documentos obsoletos, que sea fácilmente recuperada, entre otras cosas.
Ahora, para saber cuáles documentos debemos controlar debemos ir al requisito 7.5.1 de la norma ISO 9001:2015, el cual establece lo siguiente:
¿Ya sabes qué documentos debes controlar? Si no sabes, sigue este enlace
Requisito 7.5.1 de la norma ISO 9001:2015: Generalidades
El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:
- La información documentada requerida por esta Norma Internacional;
- La información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.”
En estos incisos podemos encontrar TODA, la información documentada que se debe incluir en el Sistema de gestión y, por ende, se debe mantener y controlar.
Por un lado, el inciso a) establece que se debe incluir toda la información que la norma ISO en cuestión requiera, y para saber cuándo algún requisito nos pide información documentada debemos identificar elementos clave
Elementos clave para determinar si un requisito te pide información
- La organización debe determinar…
- …debe estar disponible y mantenerse como información documentada.
- La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente…
- determinar los procesos necesarios…
- mantener información documentada…
- conservar la información documentada…
- se asignen, se comuniquen y se entiendan…
Prácticamente, debemos documentar cómo se da cumplimiento a todos los requisitos de la norma ISO en cuestión.
Por otro lado, el inciso b) establece que se debe incluir la información documentada que la organización determine como necesaria, es decir, cuando la organización cuente con algún documento que considere necesario de mantener y controlar, pero que no sea un requisito de la norma ISO en cuestión, por ejemplo:
- Acuerdos específicos;
- Listados;
- Oficios, memorándums, o cualquier otro documento para comunicar asuntos;
- Políticas diferentes a las solicitadas por la norma ISO;
- Cotizaciones;
- Procesos clave fuera del alcance del sistema de gestión;
- Procedimientos que no sean requeridos por la norma ISO;
- Entre otros.
Es por lo anterior que podemos concluir que cuando una organización quiera declarar información documentada como “no controlada” solo podrá hacerlo con aquella que cumpla las características del inciso b). Sin embargo, no se recomienda tener documentos “no controlados”, ya que el control de documentos sirve para evitar riesgos de:
- Perdida de confidencialidad;
- Pérdida de legibilidad;
- Desactualización;
- Falta de disponibilidad;
- Entre otros.
[…] Qué documentos debes controlar en tu sistema de gestión. Clic aquí […]